我們把大量的數據看作可供借鑒的一份財産。這些數據越龐大越好——假如您有足夠的工具來分析它、組合它，並且使自己更有創造
。
——布裏特·梅約，賓州石油公司信息技術部主任
更優良的電腦系統不可避免的結果，就是更精明地利用員工的時間。馬克和斯賓賽公司用智能軟件不斷地掃描它的銷售數據，追蹤銷售趨勢，發現什麼貨暢銷，什麼貨賣不動，從而得以更有效地利用其500～600名采購員。這些采購員不用翻閱前一天厚厚的書面報告來確定銷售情況是否良好，可以把時間更有效地花在利用最新數據提供給他們的信息上。如果銷售情形如人所願，那麼就不用人來幹涉，而新的軟件系統自己就可以監測銷售數據，並標出那些銷售量超過或低于預定量的貨物。系統自動做出例外報告，而采購員則只
理例外事件。
馬克和斯賓賽的信息技術和後勤長濟斯·博格說：“有了這些智能系統，我們就能讓員工從重複的、不用思考的工作轉移到更有生産效率的活動中去。他們只利用自己的智力來理例外事件，而讓電腦去做其他一切決策。我們可以重新分派這些員工，讓他們選擇新産品，做市場分析，以及從事其他一些增值的活動，而不是照管日常存貨。因而，采購員們的時間花得更有效率，比以前增加了多得多的價值。”
利用軟件來理日常數據瑣碎雜務，能讓您有機會在真正重要的地方添上您本人的手筆。在明顯是人寫的便條和一封電腦打印的通用信函之間，在接聽人打來的關于某一新産品或特殊事件的電話和電腦打的電話之間，有相當明顯的差別。讓一個人來接待一位對某重要事件感到不滿的客戶或有特殊需求的客戶，其價值之高是不可估量的。例如，在一家旅館裏，智能軟件能夠極大地縮短入住登記和結賬離開的時間，也可以征求常規的顧客反饋，從而給員工騰出時間。如果多安排六七個人充任前臺接待員而不是普通職員，那麼顧客豈不會在旅館裏住得開心得多嗎？
然而電子貿易卻帶來新的挑戰。在一家直接售貨的商店裏，銷售員可以利用與顧客直接接觸的過程，例如顧客提問、著裝款式，以及外貌、語言等來更好地揣測顧客的興趣。但是在網上商店裏，卻沒人能看見顧客，而又要讓顧客盡可能地自己購物，因此網上商店的店主要做的是一種饒有興趣的偵探工作。在顧客浏覽行爲和購物曆史的基礎上，您將怎樣來設計顧客身份的模式呢？這就需要尖端的數據分析能力。
馬克和斯賓賽所用的數字分析工具能讓人們只注意例外而不是常規，並且也正在改變著工作的質。它們的功能如此強大，以至于讓馬克和斯賓賽的一些雇員在開始時曾擔心被電腦取代。對于任何做決策的職能不是讓人進行，而完全讓機器來幹，人們自然會抵觸。當一個數據庫擴張到足夠龐大、足夠複雜時，電腦可以進行初期的搜索和分類，且比人幹得好得多，而人卻不能在大量主要的數據中認別模式。而在數據庫裏、在文檔系統裏、在消息系統裏，以及在網址上可獲得的數據，卻呈指數增長。我們獲得這一切數據的全部價值的唯一辦法，就是用電腦工具來索求，並把它轉化爲可
作的信息。
利用軟件十進製在大量數據中尋找有用的模式，這叫做數據挖掘。數據挖掘的第一個主要步驟就是在線分析理（olap），它使得多種詢問更爲有效。原本作爲結算和統計的目的而搜集的數據，被認爲是一座潛在的信息寶藏，可供編製模式、預測，以及支持決策。各公司開始創建公司數據庫，也稱作數據倉庫，以便滿足這些對商務分析的新需求。集中在一家企業的某方面或部門的數據子集，往往稱爲數據市場。
哈潑柯林斯出版公司利用基于pc之上的在線分析理系統，追蹤實時書籍銷售情形，以便印刷出足夠的書來滿足分銷商的需求。該公司用這一方法就可避免在銷售渠道裏積壓大批未售出的書，否則出版商就要把這些書作爲退貨收回來。這個新的系統運作了僅僅一年，就幫助哈潑柯林斯公司把其最暢銷書的退貨率從30％減少到10％。每個百分點都代表著數百萬美元的節省。
數字化工具把信息分門別類
在大部分商務組織裏，人們需要用各種方法來查看信息。高級經理們往往想查看銷售情況的綜合視圖，然後查看按地區列出的視圖，接著查看按
家列出的視圖。銷售經理們想查看小組銷售和個人銷售的數字，或顧客賬戶的數字。産品經理們則想查看根據銷售渠道劃分的數字或更深層地看那些存貨單元（skus）銷售勢頭旺盛或疲軟。不同的人查看的信息也各不同，如月份銷售量或本年度最近銷售量、實際銷售量與預算之比、銷售的逐年變化，以美元計算的銷售量或以其他貨幣計算的銷售量。因此，典型的情況就是，一家公司的財會部門需要製做出許多不同的報表來滿足這些多樣的商務需求。
這些報表經常可以用電子表格的數字方式來製作。大綱控製可讓商界人士從摘要層面開始，然後在任一項目上單擊鼠標，以便深入到下屬各層的細節。另一個被稱作表格透視功能，即使您在多種視圖上看到同樣的數據。假如您正在看按銷售員分類的銷售數量，但又想轉移到按顧客分類的視圖，那麼您就可以把“顧客標簽”拖曳到恰當的那一行去改變視圖。當這些功能與把潛在的數據轉化爲標准格式的模板結合起來，就得到功能強大的、靈活的數字報表，每個人都可以把該報表個化，以滿足具
的需要。這樣的報表也可以用電子郵件四發達，以供進一步分析和討論。
中樞表格與一家公司的數據倉棧結合起來後其功能尤其強大。該倉棧的每一個數據庫通常有有限的報表功能，從而把製表工作局限于更懂技術的人員。典型情況就是，當人們不知道他們什麼時候需要某些詳盡的信息時，就可能費時約20～30分鍾進行數據庫咨詢。與數據庫連接的中樞表格，可以把數據倉棧的進入權擴大到所有的商務用戶，而電子表格界面則可以使用戶進行摘要層面上的咨詢，並且一步一步地細分下去，以得到更多細節。由于每次數據更新都牽涉到很少的數據，因此回應是很快的。這個界面可以延伸到一個活躍的數據來源，例如實時
票市場饋送。
對商界人士來說，數字工具意味著更快更深層的分析。對會計來說，數字工具意味著花更少時間編寫報表，花更多時間幫助商務分析和探索例外情況。對管理商務數據的人員來說，數字工具意味著更快速地得到高質量的信息，使他們每月的結……
未來時速第十三章 使員工轉移到思考性工作上來未完，請進入下一小節繼續閱讀..