想想文件夾的局限
在多大程度上決定了我們商務程序的結構，這是發人深省的。
——邁克爾·哈默和詹姆士·錢丕，《重新籌劃您的企業）
數字技術能改變您的生産過程和您的商業程序。它還能將雇員從緩慢和呆板的紙張程序中解放出來。用數字程序代替紙張程序，將解放知識型工人，讓他們從事有成效的工作。全數字化的工作間通常稱爲“無紙辦公室”，這個短語至少可以追溯到1973年。這是一個偉大的設想。不再有成堆的紙，因您根本無法在從成堆的紙中發現您要找的東西。不再在成堆的書和報表中翻來翻去。尋找營銷信息和銷售數字。不再有發錯的表格，丟失的發票，重複的登記，不見的支票，或是由于不完整的文書工作引起的延誤。
但是無紙辦公室就像人工智能一樣，屬于那種“哪一天都可能會出現”的現象，似乎是無論如何也不會真正到來。“無紙辦公室”這一短語25年前第一次出現在電話公司的行業出版物的大字標題上。施樂公司（盡管它從來也沒有稱之爲“無紙辦公室”）在促進這一概念上比其他公司都做得多。在1974到1975年之間，施樂公司討論“未來辦公室”，那裏面擁有計算機，電子郵件及在線信息。在1975到1987年之間，幾種行業出版物預言無紙辦公室離我們不會太遠，將會根本地改變工作場所，但在1988年，我告訴一位記者，“無紙辦公室的景象離我們還是很遠，很遠……今天的計算機還不能實現這一景象”。①
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①詹姆士·e·拉隆德，《蓋茨：電腦還是太難用》，載《西雅圖時報》，1998年6月1日。
今天我們已經擁有了使這一景象成爲現實的所有條件。圖形計算和更好的分析工具使得我們可以容易地集成各種各樣的數據。高能聯網的pc在辦公環境中隨
可見。因特網正將pc與全世界連接起來。然而，紙張消費還是繼續每四年增長一倍，美
所有信息的95％還是保留在紙上，而只有1％的信息以電子的方式儲存。文書工作的增長速度要比數字技術淘汰它的速度快。
1996年我決定調查微軟公司的工作方式，盡管它是用電子表格代替紙張的一大倡議者，但那時它還在使用紙張。令我吃驚的是，那一年我們印刷了3．5萬份銷售報表的紙質副本。我要來了我們使用的每一份紙質表格的一份副本。厚厚的裝訂物來到我的辦公桌上，裏面裝有成百上千的表格。在公司總部，光是采購部就有114種表格。我們的401（k）退休計劃有8種表格——用于加入和退出計劃，交換雇員信息，改變雇員的投資和繳款。每次政府改變了規定，我們就需要更新和重印這些表格並回收數千份舊表格。然而，紙張消費只不過是一個更嚴重問題，該問題就是：管理過程太過于複雜而且是時間密集型的。
我看著這堆裝訂的表格，感到很驚愕，“爲什麼我們要有這些表格呢？這兒的每個人都有一臺pc。我們也都已經聯網了。爲什麼我們不用電子表格和電子郵件，把我們的過程流
化，淘汰掉這些紙呢？”
是的，我行使我的職務的特權，取締了所有不必要的表格，取代了所有那些紙張。更加精確和更加容易使用的系統出現，它使我們的人能夠去做更有意思的工作。
現在，即使在一位新雇員被錄用之前，他。”她就已開始了電子旅行。我們每天收到600～900百份求職者從郵局，電子郵件，或是微軟的萬維網站點上的履曆表生成器①上寄來的履曆表。70％的履曆表以電子的方式通過電子郵件或萬維網發來，兩年前是6％，這一百分比一直在不斷增加。我們的軟件自動地答複每一份電子方式提交的履曆表。我們的招聘數據庫位于馬薩諸塞州列克星頓的雷斯特拉克，它直接接受我們的萬維網上履曆表生成器創建的履曆表信息；電子郵件提交的履曆表經過分析後，把候選人的信息傳到雷斯特拉克。從郵局寄來的紙上履曆表經過掃描後，轉換爲能進入數據庫的文本。所有的履曆表在收到後24～48小時內，與空缺職位進行電子方式的匹配。
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①人們通常把他們的履曆表發到resume ＠microsoft.com履曆表生成器（resumebuilder）的網址是www.microsoft.com。”jobs。
人力資源部的專家搜索雷斯特拉克的數據庫以發現有希望的候選人，當面或通過電子郵件與招聘經理商議。他們使用調度軟件安排求職面試。每一面試人員通過電子郵件得到一份履曆表的拷貝和其他的背景信息。在與候選人會面以後，每一面試人員把他對候選人的意見通過電子郵件發送給人力資源部、招聘經理、其他的面試人員，並向後面的面試人員建議下一步的問題。這種實時的面試信息共享保證了面試人員的工作是以他人的工作爲基礎，而不是重複他人的工作。例如，一個面試人員也許會建議下一位面試人員應當試探一下，以便更好地了解候選人在團隊工作會怎樣表現。對于顯然要聘用的人，電子郵件警報幫助我們集中我們的時間向新雇員解釋爲什麼微軟公司是他們的好選擇。
比如，一個叫莎侬·賀洛葦的求職者接受了我們提供的工作。莎侬是一位假想的新雇員，但她在微軟的經曆是我們每周聘用的85人的經曆的典型例子。盡管我們的內部網是針對全球2.8萬多名微軟雇員的解決方案，但在本例裏，我們假設莎侬的故事均基于我們在華盛頓地區的莎侬主園區。
在莎侬到達以前，她的新部門裏的一位行政助理在微軟的內部網上填好電子形式的“新雇員啓動表”，爲莎侬要求一個電子語音郵件賬號、一個電子郵件賬號、辦公家具，和一臺預裝好軟件的計算機，以便莎侬一到即能使用。同一表格保證把莎侬加入到公司的電話號碼表中，莎侬將收到她的辦公室的標示牌，和在她的辦公樓裏的郵件室得到一個信箱。這一個電子表格直接傳到需要理這些問題的各個部門。電子日志保證所有的一切都有跟蹤記錄。
莎侬參加了人力資源經理舉辦的關于公司理業務和雇員問題的總方針的就職培訓後，她和其他的新雇員被領到公司的內部萬維網站點，在那裏他們滿足他們大部分的行政需求。莎侬連線後查閱雇員手冊（此手冊不再以紙張形式存在），下載在標准配置之外她需要的任何軟件，填好她的電子w-4表。
接下來，莎侬使用我們的內部網上一個稱爲ms market的采購工具，訂購辦公用品、書籍、一塊……
未來時速第三章 創建無紙辦公室未完，請進入下一小節繼續閱讀..